Prioritas Pemutakhiran Data EMIS Tahun Pelajaran 2019/2020

Menindaklanjuti surat edaran dari Kepala Seksi Pendidikan Madrasah pada Kantor Kementerian Agama Kabupaten Lamongan Nomor : B-3583/Kk.13.18.2/PP.00/08/2019 tentang Edaran Pendataan Siswa Baru RA/Madrasah, maka Operator RA/Madrasah harus memahami mekanisme pendataan pada EMIS dan SimPatika.

Prioritas data yang harus dicermati dalam pemutakhiran data emis tahun 2019/2020 ini meliputi empat hal yaitu kelembagaan, data siswa kelas akhir, capesun, dan siswa baru (PPDB). Keempatnya menjadi prioritas utama yang harus dikerjakan oleh operator emis madrasah sebelum melengkapi data-data lainnya.

A. KELEMBAGAAN

Data kelembagaan yang menjadi prioritas dalam mengerjakan Emis Madrasah semester ganjil Tahun Pelajaran 2019/2020 meliputi profil lembaga dan ruang kelas/rombel.

1. Profil Lembaga

Klik menu Kelembagaan lalu klik submenu Profil Lembaga. Cek data kelembagaan yang ada di bagian:

• Data Umum Lembaga, 

• Lokasi Madrasah, 

• Kontak Madrasah, 

• Jarak Madrasah ke Lokasi Tertentu

• Dokumen Perijinan dan Sertifikat ISO

• Akreditasi Madrasah

• Kelompok Kerja Madrasah (KKM)

• Penyelenggara Madrasah Swasta

• Kepala Madrasah

• Data Bantuan Operasional Sekolah

• DIPA

• NSM Perubahan

Jika ada yang kurang, salah, atau telah berubah, lakukan pengeditan lalu klik tombol "Simpan" yang ada di bagian kanan bawah.

2. Ruang Kelas/Rombel

Klik menu Sarana Prasarana lalu klik submenu Rincian Data Ruangan. Cek data, terutama yang terkait dengan ruang kelas. Pastikan data sudah ada dan lengkap dengan cara:

• Klik segitiga pada tombol "Aksi" hingga muncul akar menu yang terdiri atas Kondisi, Rombongan Belajar, Isi Ruangan, Ubah Data, Hapus

• Klik Kondisi lalu klik Tambah Data dan isi kolom yang tersedia. Jika data tahun 2018 sudah ada, klik "Aksi Edit" untuk melakukan pengeditan (jika diperlukan)

• Klik Rombongan Belajar untuk mengisikan data jumlah siswa putra dan putri tahun pelajaran 2019/2020.  Jika belum ada klik Tambah Data sedangkan jika data tahun pelajaran 2019/2020 sudah ada, klik "Aksi Edit" untuk melakukan pengeditan (jika diperlukan)

• Klik Isi Ruangan untuk mengisikan data perlengkapan di dalam ruangan. Klik Tambah Data untuk menambahkan atau klik tombol Aksi untuk mengedit atau menghapus.

• Klik Ubah Data untuk mengedit atau memasukkan data yang kurang terkait dengan Nama Ruangan, Kelas dan Rombel, Nama Wali Kelas, Kepemilikan, Tahun Dibangun, dan Ukuran Ruangan.

• Klik Hapus Data untuk menghapus data ruangan.

Pengeditan data rombongan belajar dapat juga dengan menggunakan Template Ruang Kelas yang dapat diunduh dan diupload lewat menu Template. Meski hasil lewat upload template ini pun masih memerlukan beberapa tindakan untuk melengkapi data secara manual.

B. DATA SISWA KELAS AKHIR

Data siswa kelas akhir menjadi prioritas hal yang harus dicermati dalam mengerjakan Emis Madrasah 2019. Hal ini terkait dengan validitas data calon peserta ujian nasional dan ujian madrasah yang nantinya menjadi basis data dalam penetapan nominasi calon peserta ujian (Capesun) melalui aplikasi bio-un.

Yang harus dikerjakan oleh operator adalah memastikan semua siswa kelas akhir:

1. Telah masuk data emis
2. Data-datanya benar dan valid sesuai dokumen yang berlaku

Jika terdapat siswa yang belum terdata, segera masukkan. Dan jika terdapat data yang salah segera lakukan perbaikan. 

Khusus perbaikan nama, tempat tanggal lahir, dan NISN harus melalui admin kabupaten/kota. Sehingga jika terdapat nama dan tempat tanggal lahir siswa kelas akhir yang salah, silakan hubungi admin Kabupaten/Kota karena perbaikan keduanya hanya bisa dilakukan melalui akun operator kab/kota. Pun jika ada siswa kelas akhir yang belum memiliki NISN atau NISN-nya salah.

Pengeditan nama dan tempat tanggal lahir siswa tingkat lainnya pun harus melalui admin Kabupaten/Kota. Namun sebagai prioritas yang harus segera dikerjakan untuk saat ini adalah perbaikan data khusus siswa kelas akhir. Perbaikan nama dan tanggal lahir siswa tingkat lainnya dapat dilakukan setelahnya atau menunggu instruksi dari admin Kab/Kota setempat.

Melengkapi data siswa kelas akhir dapat dilakukan juga dengan cara mengunduh dan mengunggah Template Siswa Kelas Akhir. Yang perlu diperhatikan, penggunaan template Siswa kelas Akhir hanya untuk melengkapi data yang kurang. Sedangkan jika terdapat siswa yang belum masuk, penambahan siswa dilakukan melalui prosedur Mutasi Umum (siswa dari Sekolah Umum) atau Mutasi dari Madrasah Siswa berasal dari madrasah) yang terdapat di menu Kesiswaan submenu Siswa Aktif.

C. PPDB

Prioritas berikutnya adalah memasukkan siswa baru. Memasukkan siswa baru dibedakan menjadi dua bagian yaitu:

• Siswa baru yang berasal dari RA atau madrasah
• Siswa baru yang berasal dari umum (orang tua langsung atau sekolah bukan madrasah).

1. Memasukkan siswa baru dari RA atau madrasah

Memasukkan siswa baru dari RA atau madrasah, langkah-langkahnya adalah:

• Buka menu Kesiswaan sub menu Siswa Aktif. 
• Terbuka halaman siswa aktif
• Klik tombol "Siswa Baru (Dari xx); xx adalah jenjang RA dan madrasah sebelumnya (Pastikan siswa sudah terdaftar di EMIS, kalau siswa tidak ada segera konfirmasi ke Jenjang Sebelumnya)
• Pada kolom pencarian, masukkan NSM RA/Madrasah yang lulusannya akan dimasukkan sebagai siswa baru, lalu klik ikon cari
• Muncul daftar siswa
• Contreng kotak kecil di depan nama siswa yang akan dimasukkan sebagai siswa baru
• Klik menu Daftarkan
• Muncul pesan konfirmasi, klik saja Ya

2. Memasukkan siswa umum

Memasukkan siswa umum (yang bukan dari madrasah), dapat dilakukan dengan dua cara yaitu secara manual dan dengan template PPDB. 

Cara manual adalah dengan mengklik tombol "Siswa Baru" pada menu Kesiswaan submenu Siswa Aktif. Setelah terbuka form, lakukan pengisian semua kolom yang dibutuhkan (pastikan kalau siswa dari TK mempunyai NISN). 

Sedang cara kedua adalah dengan template PPDB. Dengan cara ini memiliki tahapan yaitu:

• Unduh Template PPDB di menu Template
• Isi template PPDB tersebut sesuai dengan referensi dan Petunjuk
• Setelah terisi, simpan template dalam format CSV
• Setelahnya file CSV diunggah melalui menu Template atau melalui menu Kesiswaan >> PPDB

D. SISWA AKTIF

Pada menu Siswa Aktif prosedur yang harus dilakukan adalah sebagai berikut:

1. Memastikan siswa yang akan dinaikan pada Genap TA 2018-2019 ke Ganjil 2019-2020 
2. Memasukkan siswa ke Kelas dan Rombelnya masing-masing
3. Melengkapi data siswa yg belum terisi

• Pastikan Nama, Tempat dan Tanggal Lahir Sesuai dengan AKTE (Jangan di singkat)

• Pastikan Nama Ayah & Ibu sudah Sesuai dengan AKTE (Jangan di singkat)

• NISM 18 digit (berpedoman sesuai dengan Juknis penulisan NISM)

• NISN di cari di http://nisn.data.kemdikbud.go.id/page/data

• PIP (jika mempunyai), bisa dilihat di laman http://www.sirojul-ulum.xyz/2019/07/informasi-pip-2019.html?

• Dan Seterusnya.

E. GTK / PTK

Silakan cek dan melengkapi data GTK / PTK yang kurang lengkap / hilang.

F. TEMPLATE

Ada penambahan fitur di template (fitur unduh dan unggah) yaitu :

1. Lulusan Siswa (Melengkapi Data Lulusan tahun sebelumnya)
2. ARD (Profil Lembaga,Guru, SIswa, Rombel)
3. Siswa Aktif (Kebutuhan Khusus, Tempat Tinggal, Informasi Orangtua, Alamat tinggal Ortu,Status Sekolah Sebelumnya, UN Jenjang Sebelumnya, Nomor Rekening)